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Das Webinar: Schaufenster für Gemeinderatssitzungen & andere Versammlungen

Bieten Sie den Bürgern die Aufzeichnungen Ihrer Sitzungen an

Warum sollte eine Gemeinde Webinare für die eigenen Bewohner anbieten? Wenn Sie als Kommune die Öffentlichkeit stets auf dem Laufenden halten wollen und ihren Bürgern auf anschauliche Art und Weise einen Mehrwert bieten möchten, ist dieses Kommunikationsinstrument exakt das Richtige.

Der Ausdruck „Webinar“ ergibt sich aus dem Wort „Web“, das gleichbedeutend für Internet und Seminar steht. Demnach ist ein Webinar eine Art Seminar, das sich in einem virtuellen Seminarraum im Internet abspielt. Der Referent und die Teilnehmer treffen sich dort zu einem bestimmten Zeitpunkt und tauschen sich aus.*

Webinare sind gemäß Anita Hermann-Ruess** ein „Teilgebiet von Videokonferenzen“ und lassen sich durch das „One-to-many-Prinzip“ charakterisieren. Dabei gibt es eine Person, die den Vortrag hält und viele Zuhörer. Der Moderator befindet sich vor seinem Bildschirm. Das Publikum sieht und hört dessen Vortrag mithilfe einer Software.

Ein Webinar bietet Gemeinden eine ausgezeichnete Möglichkeit, mit ihren Bürgern in Kontakt zu treten und einen Dialog zu führen. Wichtig ist, dass ein Webinar keine Einbahnstraße ist. Die Zuhörer sollen nach dem Ende der Präsentation wesentliche Dinge aus der Gemeinde und ihrem Umfeld erfahren haben. Indem die Kommune offen kommuniziert, macht sie sich bei ihren Bürgern glaubwürdig. Auf diese Weise wird die Gemeinde zu einer Art Vorreiter für transparente Kommunikation.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten eines Webinars

Eine seriöse Vorbereitung ist das A & O eines erfolgreichen Webinars. Vor der Durchführung müssen Sie sich als Gemeindevertreter Gedanken machen, was Sie mit dem Webinar erreichen wollen. Was ist das Thema der Gemeinderatssitzung? Wer ist meine Zielgruppe? An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit findet die öffentliche Veranstaltung statt? Welches der Gemeinderatsmitglieder ist am besten als Moderator und Referent des Webinars geeignet? Über welche Medien werden die Personen eingeladen?

Es gibt eine breite Palette an Themen, die Sie als Gemeindevertreter in einem Webinar abarbeiten können:

  • Gemeinderatssitzungen
  • Veranstaltungshinweise
  • virtuelle Pressekonferenzen
  • Projektbeschreibungen
  • aktuelle News aus der Kommune

 

Im Normalfall sind bei der Durchführung des Webinars lediglich zwei Personen beteiligt. Das ist ein technischer Begleiter, der gleichzeitig der Moderator sein kann, und der Referent.

Offener Austausch mit den Bürgern

Grundsätzlich sind Webinare in jeder Branche sinnvoll einsetzbar, in der jüngeren Vergangenheit haben auch ältere Bürger dieses Online-Format anerkannt. Ein Webinar ist daher eine perfekte Möglichkeit, mit ihren Bürgern in Dialog zu treten. Die Webinar-Dauer ist individuell festlegbar, die Inhalte sollten natürlich direkt auf den Bürger zugeschnitten werden. Soll heißen: Sie als Gemeindevertreter können sowohl Thema als auch Länge des Webinars selbst bestimmen.

Besonders wichtig ist es, das Webinar jenen Personen im Nachhinein anzubieten, die weder an der Gemeinderatssitzung teilnehmen noch den Vortrag per „Livestream“ von zu Hause aus ansehen konnten. Deshalb empfiehlt es sich eine Aufzeichnung, die anschließend per Mail an die Interessenten verschickt wird.

Ein weiterer Punkt, der für dieses Tool spricht, ist die Chat-Funktion. Am Ende des Vortrags haben die Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Referent kann diese umgehend beantworten, sodass keine Missverständnisse aufkommen und die Kommune ihren Bürgern gegenüber transparent ist. Dadurch wird – wie bei einem Weblog – vermieden, dass unnötige Gerüchte in die Welt gesetzt werden.

Fazit: Webinare sind für nahezu jede Gemeinde bzw. Stadt sinnvoll. Die technischen Voraussetzungen für die Durchführung stellen für eine Kommune kaum ein Problem dar. Mit diesem Instrument haben Sie eine hervorragende Möglichkeit, die Bürger am Geschehen in der Gemeinde teilhaben zu lassen und auf das zu reagieren, was die Einwohner bewegt. Zudem eignen sich Webinare ideal, um die Bürger auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. Schließlich: Im Zeitalter der digitalen Medien werden Videos immer beliebter, die Menschen erhalten bequem vom Büro oder von zu Hause aus einen Einblick in die Tätigkeiten der Kommune. Mit der Gemeinderatsitzung aus dem oberösterreichischen Gmunden und dem niederösterreichischen Bad Deutsch-Altenburg sind auf der Videoplattform Youtube zwei Beispiele zu sehen, wie man eine Veranstaltung aus dem Gemeindesaal online präsentieren kann.

Fußnoten:

Bild: Stephan Ridgway

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